Wie starten Sie am besten mit Office 365?

Office 365 ist in Ihrem Unternehmen auf allen Geräten verteilt und Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugewiesen. Wie geht es jetzt weiter, denn Sie haben ja keine Office 365 Lizenzen für Ihr Unternehmen oder Organisation erworben, um weiterhin "nur" die Programme Microsoft Word, Excel oder PowerPoint zu nutzen. Sie möchten jetzt den vollen Umfang von Office 365 nutzen und damit die Vorteile eines "modern Workplaces" in Bezug auf Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen und mit Ihren Kunden kennenlernen.

Natürlich hängt die Art der Einführung von Office 365 im Unternehmen stark von der Größe und dem Tätigkeitsfeld ab. Sie sollte aber auf jeden Fall vorher gut geplant sein. Mitarbeiter/innen müssen eingebunden werden, damit die Umstellung ein Erfolg wird. Nur so steigern Sie die Akzeptanz, um das bis dahin übliche Nutzungsverhalten zu ändern und auf die moderne Anforderung in der digitalen Arbeitswelt und den immer schnelleren notwendigen Informations- und Wissenaustausch ohne Überforderung des Einzelnen reagieren zu können.    

office-365-starten
© REDPIXEL - Fotolia.com

Starten Sie die digitale Transformation mit Office 365

Im Groben können Sie die Services und Funktionen, die Office 365 bietet, in drei Gruppen einteilen:
Zunächst der Bereich für Ihre persönlichen Daten, dann für Daten die im Unternehmen oder in Teams geteilt werden und als drittes Services für die Kommunikation und den Informationsaustausch innerhalb der Organisation und darüberhinaus mit Ihren Kunden und Kontakten.

Zusammenarbeit in Teams

Fangen Sie mit kleinen Projekten an und nutzen Sie z.B. Microsoft Teams, um Daten und Dokumente zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Sehr schnell werden Sie feststellen, dass Sie ortsunabhängig arbeiten können. Es reicht ein Gerät ob Laptop, Tablet PC oder gar Smartphone, auf dem die Teams-App installiert ist und schon können Sie mit Ihren Kollegen/innen zusammenarbeiten. Wenn Sie Teams in reale Projekte unterteilen, können Sie auch Ihre Kunden oder Partner in dieses Team einladen und mit ihnen zusammen und auch zeitgleich Dokumente bearbeiten. Es entfällt das fehleranfällige Versenden von Dokumenten per E-Mail, bei dem am Ende vielleicht keiner mehr weiß, welcher Versionsstand eines Dokumentes gerade aktuell ist und ob dieser allen Teammitgliedern vorliegt.

Teams kann aber noch viel mehr bieten: eine Chat Funktion, Kalender, Telefonfunktion wie aus Skype oder Skype for Business bekannt, sowie weitere Apps, die Sie für Ihr Team installieren können, um erweiterte Funktionen innerhalb Ihres Teams zu nutzen.  

E-Mail mit Exchange Online

Wer E-Mails von seinem Provider bisher per POP oder IMAP Protokoll abgeholt oder synchronisiert hat, wird von der Fülle der Möglichkeiten, die der Exchange Online bietet, überrascht sein. E-Mails, Kontakte, Termine und Aufgaben, alles innerhalb eines Dientes zusammengefasst mit der Möglichkeit diese Daten auf vielen verschiedenen Geräten zu synchronisieren, um überall den selben Wissenstands über z.B. seine Termine zu haben.

Bei bei einer Terminplanung erhalten Sie schnell und einfach einen Überblick, ob Ihre Kollegen/innen zu dieser Zeit nicht durch andere Termine geblockt sind. Alternativ können Sie auch zu Online Meetings via Teams von Microsoft einladen. Teilnehmer an Ihrem Online Meeting müssen keine Lizenznehmer eines Office 365 Paketes sein, zur Teilnahme an solch einem Meeting reicht ein Browser oder das herunterladen der Teams App. Einen passenden Link zum Meeting bekommt jeder mit der Einladung zugesandt.

OneDrive - Ihr persönlicher USB Stick im sicheren Rechenzentrum

Mit OneDrive erhalten Sie einen persönlichen Cloudspeicher für Ihre Daten. OneDriveFor Business lässt sich auf all Ihren Geräten synchronisieren, ob Smartphone, Tablet PC oder Laptop - überall haben Sie Ihre persönlichen Daten dabei. Niemand kann darauf zugreifen, außer Sie teilen Dateien oder ein Verzeichnis mit anderen.

SharePoint Online- die Platform für Kollaboration

Die Einbindung von SharePoint in Unternehmensabläufe kann auch als kleines Projekt starten. Ohne reifliche Überlegung in Bezug auf Struktur und Darstellung von Informationen geht es aber bei einem SharePoint Projekt nicht.

Starten Sie mit den Standardmöglichkeiten von SharePoint und erstellen Sie z.B. für die einzelnen Fachabteilungen jeweils eine Webseitensammlung. Damit können Ihre Mitarbeiter/innen erste Erfahrungen mit dem Umgang von SharePoint sammeln.